Como comunicar as guias de transporte?

Consideramos que é importante explicar o que é uma guia de transporte. Assim, esta guia é um documento que deve acompanhar o transporte de mercadorias (bens de circulação) em território nacional. De acordo com a Autoridade Tributária e Aduaneira, os bens de circulação são todos os materiais que se encontram fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda. Por exemplo: mercadorias encontradas em veículos no momento de descarga ou transbordo ou expostas para venda em feiras e mercados.

Como comunico a guia à Autoridade Tributária para receber o código da AT?

Após a emissão da guia, deverá comunicar a mesma de imediato à AT para receber o respectivo código, que é o que lhe dá a validade necessária para circular. 

Assim, de forma a facilitar o seu trabalho, aconselhamos a ativação do envio em tempo real. Começamos por explicar como o configurar.

Criar um utilizador específico no Portal das Finanças. 

• Dirija-se ao Portal das Finanças e faça login;
• Clique em Empresas > Outros Serviços > Gestão de Utilizadores > Criar um Utilizador (https://www.acesso.gov.pt/gestaoDeUtilizadores/consulta?partID=PFAP);
• Configure os dados. Defina uma password segura;
• Selecione as opções de acesso deste utilizador. Para comunicar guias apenas necessita de ativar a opção WDT, mas é também vantajoso ativar a WFA para utilizar o envio automático do SAF-T;
• Clique em Submeter.

Nota: caso não saiba como emitir guias no Vendus, recomendamos que consulte estes guias:

1. emitir no computador (Backoffice ou POS);
2. emitir na App (Android e iOS).

Ativar o envio em tempo real no Vendus

Agora que já criou o utilizador apenas necessita de o ativar no Vendus. Para o fazer, deve aceder ao menu Gestão e escolher a opção Autoridade Tributária. Em seguida, escolha Configurar.

Na página seguinte, siga os passos por esta ordem:

1. Em Dados de Acesso AT adicione o número do utilizador, que criou previamente no Portal das Finanças, e a respectiva palavra-passe;
2. Pressione em Gravar;
3. Por último, em Comunicação em Tempo Real ative a opção Transportes.

Sempre que emitir uma guia, o Vendus comunica a mesma à AT e imprime, tanto no papel como no PDF, o respectivo código. 

Nota: esta configuração não pode afectar documentos já emitidos, apenas os que forem criados após ligar a opção.

Submeter as guias manualmente à Autoridade Tributária

Caso não queira utilizar o envio automático, terá que exportar e submeter manualmente o SAF-T dos transportes. Assim, são estes os passos a seguir:

• Crie a guia de transporte;
• No Backoffice do Vendus, aceder a Gestão > Autoridade Tributária > clicar em Exportar na opção Transportes (só é clicável se existir algum documento recente por comunicar).

Agora que já tem o ficheiro a comunicar à AT, deve aceder ao E-fatura e clicar em Entrar na opção Documentos de Transporte.

Clique no botão Entrar em Remetente dos Bens.

Escolha Enviar no quadro relativo à Comunicação por Ficheiro.

Por último, siga os passos que a AT apresenta, na página seguinte, para escolher o ficheiro que descarregou previamente no Vendus e o comunicar à AT. Pode ser necessário o uso do Internet Explorer, uma vez que o E-fatura utiliza Java, que deixou de ser suportado em browsers mais modernos.

Novamente, aconselhamos ativar o envio em tempo real, uma vez que deixa de ter que se preocupar em comunicar manualmente o ficheiro, além de poupar imenso tempo.