Ser bem sucedido no setor da organização de eventos, especialmente em um momento de crescente concorrência não é fácil. Tem uma empresa de organização de eventos? Neste artigo vamos partilhar algumas dicas para organizar um evento de sucesso.
Organizar um evento não é tarefa fácil, quer se trate de uma pequena reunião familiar ou de um grande evento empresarial, tendo em conta as possíveis dificuldades em acompanhar tudo e assegurar que o momento se realiza sem problemas, de acordo com o cronograma previsto.
Em contrapartida, existem algumas dicas simples que pode adotar para garantir que a sua empresa de eventos e os próprios eventos se tornem bem sucedidos. Acompanhe algumas!
- Trabalhar com os fornecedores certos
Seja qual for o tipo de evento, o sucesso de um evento depende diretamente da qualidade e da relação com os fornecedores.
Seja bastante criterioso na escolha dos fornecedores e assegure o profissionalismo de todas as pessoas envolvidas na organização do evento, uma vez que a sua empresa será quem “dará a cara” pela experiência de cada pessoa envolvida no evento.
Opte por trabalhar com fornecedores que tenham uma boa carteira de eventos anteriores, que ofereçam preços competitivos, que tenham uma boa relação com outros fornecedores do setor, assim como um bom feedback por parte dos clientes.
Para que tudo corra da melhor forma, sugerimos ainda que estabeleça um acordo formal com todos os fornecedores, de maneira a que compreendam o seu papel exato no evento e a sua responsabilidade em cumpri-lo com sucesso. Esta é uma forma de assegurar que todos os envolvidos estejam na mesma página e que o seu evento decorra sem sobressaltos.
Finalmente, esteja sempre aberto ao feedback, tanto da sua equipa como dos seus fornecedores, para que possam otimizar o trabalho e melhorar a vossa relação.
- Manter-se com o foco no cliente
Um dos fatores de sucesso para quem organiza eventos é não se esquecer para quem está a criar o evento, isto é, quem é o seu público-alvo.
Para tal acontecer, dê início à relação com os seus clientes, apresentando-se a si próprio e à sua empresa/produto, de uma forma amigável e entusiasta.
Questione aos clientes quais as suas necessidades e interesses relacionados com o seu produto ou serviço e ouça-o ativamente, procurando fazer perguntas para melhor compreender as suas expectativas.
Certifique-se de que os clientes se sentem à vontade com a sua equipa de colaboradores, proporcionando uma atmosfera acolhedora, que envolva todas as partes, de uma forma aberta, honesta e com transparência durante toda a conversa.
E vale a pena reforçar: o foco deve estar sempre nas necessidades dos clientes e não no que você vê como mais proveitoso para si.
- Gerar valor acrescentado e investir em experiências
Por norma, quando alguém ou alguma empresa recorre a uma empresa de organização de eventos tem como objetivo apoiar-se em especialistas para criarem algo que eles não seriam capazes de fazer, seja por falta de tempo, recursos financeiros, experiência ou outro tipo de desafios.
Como tal, é esperado que o serviço contratado crie valor acrescentado, isto é, englobe uma variedade de experiências que tornem o evento memorável e agradável. Estas experiências podem incluir diferentes tipos de atividades, tais como jogos, experiências de realidade virtual, entretenimento ao vivo, workshops interativos, demonstrações práticas e entre outras.
Para além disso, oferecer brindes ou lembranças relacionadas com o evento é outra forma de acrescentar valor e criar uma experiência agradável e memorável. Fornecer material educativo ou atividades que permitam aos participantes aprender algo novo serve, ainda, como forma de acrescentar valor a qualquer evento.
O segredo é sempre o mesmo: adaptar-se ao público-alvo, ao número de convidados, aos objetivos do evento e ao tipo de evento.
Por exemplo, num evento corporativo, os convidados podem esperar a oferta de serviços de animação, música, fotografia e degustação de comida e bebida de forma diferente e personalizada, assim como atividades de interação entre si. Por outro lado, num evento corporativo talvez seja expectável a existência de atividades de team building e conteúdos mais relacionados com a atividade da empresa.
- Ter uma equipa de apoio ao cliente
Um dos motivos que cria maior confiança a quem procura uma empresa de organização de eventos é o apoio garantido, quer durante o evento, no dia do evento como no pós-evento.
Certifique-se de que dispõe de uma equipa de profissionais responsáveis por realizar todo esse acompanhamento aos clientes, que esclareça todas as dúvidas de forma clara e direta, reúna os feedbacks e assegure a sua satisfação.
Para isso, pode utilizar alguns canais que facilitam essa comunicação, desde o apoio por telefone, apoio via whatsapp para empresas, e-mail ou chat.
É, ainda, importante ter um horário de atendimento alargado.
- Definir pacotes de diferentes serviços
Por vezes, nada melhor do que oferecer um pacote completo de diferentes tipos de serviços para atrair novos clientes.
Analise quais os serviços mais procurados e combine-os em diferentes pacotes para os vários clientes e necessidades, entre os quais pacotes para casamentos, pacote para eventos corporativos, atividades desportivas e entre outros.
O que podem incluir nesses packs?
-Escolha da data e local perfeito para corresponder ao tema, orçamento e quantidade de pessoas do seu evento;
-Alimentos e Bebidas, que incorpore os serviços de catering, degustação até aos serviços de bar;
-Decoração do espaço, como mesas, mobiliário, tendas e entre outros;
-Diferentes opções de entretenimento, desde bandas ao vivo, DJs, artistas, fotografias temáticas, jogos e entre outros;
-Transporte e equipa de Segurança;
-Peças de comunicação e marketing do evento.
Agora que já sabe como potenciar o sucesso do evento, veja como pode atrair clientes para a sua empresa de organização de eventos, através de um website intuitivo, da presença em feiras de negócios e congressos e muito mais, que terá de descobrir.
