Gostaria de abrir um negócio na área da gestão de condomínios? Conheça os 11 passos essenciais para iniciar uma empresa neste setor.
Viver num condomínio tanto pode significar independência, privacidade e liberdade como viver com regras acrescidas e em comunidade, respeitando alguns deveres comuns.
Muitas vezes, torna-se difícil para os condóminos fazer esta gestão de regras e deveres, assim como de algumas legislações em vigor. No entanto, as empresas de gestão de condomínios podem ajudar a garantir que todos os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio.
Saiba como abrir uma empresa de gestão de condomínios, em apenas 11 passos:
1. Analise o mercado, de forma a perceber que tipo de negócio pretende criar
A primeira coisa a fazer antes de abrir qualquer tipo de negócio, é um estudo de mercado em que consiga identificar quais são as necessidades do seu público-alvo, neste caso, os condóminos, que podem ser de diferentes segmentos, como habitantes de condomínios residenciais, comerciais ou industriais. Adicionalmente, será um apoio para entender de que modo poderá penetrar e diferenciar-se no mercado.
Estes estudos de mercado são, ainda, bastante relevantes para lhe dar insights para a criação de um plano de negócio completo e detalhado sobre a sua ideia de negócio. Suporte essa análise como o auxílio de ferramentas como as 5 Forças de Porter, Análise SWOT, Marketing-mix (com os seus 8 P’s), Triângulo de Ouro do Posicionamento e outras ferramentas.
2. Escolha se pretende abrir a sua empresa de forma independente ou investir num franchising de gestão de condomínios
Por um lado, escolher um franchising para abrir a sua empresa de gestão de condomínio poderá trazer-lhe grandes vantagens ao nível de know-how, parcerias, confiança e reconhecimento (essencial neste tipo de atividade), criando mais oportunidades de penetração no mercado. No entanto, poderá sentir que tem menos flexibilidade na criação e gestão do negócio, por ter de corresponder a certos padrões standard do franchising, assim como maiores custos associados, nomeadamente a franquia de entrada, royalties ou o fundo comum de marketing.
Deste modo e por outro lado, poderá criar o seu negócio de forma independente, em que terá toda a liberdade de decisão no negócio. Contudo, este modelo pode exigir investimentos mais elevados, por exemplo, ao nível de marketing e comunicação, algo essencial neste setor, que requer um elevado nível de confiança.
3. Selecione quais os serviços que a sua empresa irá prestar
Uma empresa de gestão de condomínios pode prestar um conjunto de serviços bastante alargado. Por isso, é essencial definir quais os que mais se adequam às necessidades do público-alvo que pretende impactar e ao seu tipo de negócio, entre os quais:
Gestão das áreas administrativas, recursos humanos, financeiras, contabilística e jurídica;
Suporte na tomada de decisões de síndicos, conselho consultivo e condóminos;
Arquivo e gestão de documentação importante;
Monitorização da segurança e seguros do condomínio;
Administração de áreas comuns do condomínio;
Gestão de serviços e contratos para manutenção dos espaços;
Gestão dos consumos comuns de água, luz, internet e outros fatores;
Acompanhamento nas áreas de engenharia, arquitetura e decoração dos espaços;
Organização e condução das assembleias de condomínio;
Gestão de relação com fornecedores;
Cobranças das quotas de cada condómino.
De modo a facilitar a escolha dos serviços a prestar, deve procurar informar-se acerca do tipo de serviços que a maioria das empresas de gestão de condomínios oferecem, de modo a criar serviços competitivos e ajustados à oferta e procura no mercado. É, igualmente, importante referir que o número e tipo de serviços a oferecer deverá impactar, diretamente, o valor a cobrar pelos respetivos serviços.
Dica: Pode fazer sentido criar packs de serviços, incluindo alguns dos serviços mais básicos, assim como outros packs de serviços mais exclusivos, que podem fazer mais sentido para um determinado nicho de clientes. Através dos packs, consegue incentivar a que os condóminos paguem um pouco mais para obter um conjunto de serviços mais completo, por pouca diferença monetária.
4. Adapte-se e disponibilize vários tipos de gestão dos condomínios
Normalmente, as empresas de condomínios, considerando também o tipo de serviços que disponibilizam, podem focar-se num determinado tipo de gestão.
Por um lado, pode fazer uma gestão alargada do condomínio, em que realiza todas as tarefas de gestão, assim como as funções de limpeza, manutenção e reparação do imóvel.
Por outro lado, pode gerir apenas os serviços associados ao condomínio, gerindo os contratos com as empresas de prestação de serviços parceiras.
Por fim, pode ainda fazer uma gestão documental, isto é, de toda a parte burocrática do condomínio, como contratos.
É possível que a empresa faça uma gestão completa de todos os assuntos administrativos do condomínio ou uma gestão compartilhada com a administração do condomínio. Assim, disponibilize essas opções de escolha aos seus clientes.
5. Decida qual a localização da empresa
É bastante recomendado que a empresa tenha um espaço físico, com um ponto de atendimento ao público num horário pré-definido e uma localização relativamente próxima dos condóminos, de modo a trazer maior credibilidade e confiança junto dos mesmos, bem como proporcionar um maior contacto, em caso de alguma urgência, facilitando a relação entre ambos.
6. Invista numa equipa especializada em vendas e gestão de condomínios
Para ser um profissional na gestão de condomínios é necessário garantir alguns conhecimentos específicos para esta atividade.
É essencial formar uma equipa de profissionais já formados tecnicamente nas mais diversas áreas administrativas, de finanças, contabilidade e entre outras e, caso necessário, investir em cursos de especialização na área, nomeadamente relativamente à parte legislativa.
Este tipo de profissionais devem ter uma grande capacidade de comunicação, resolução de conflitos, assertividade e capacidade comercial.
Pode, ainda, investir em parcerias estratégias para oferecer um conjunto de soluções alargadas, sem ter de despender tantos recursos em formação.
7. Formalize a abertura da sua empresa
Para maior comodidade, pode fazê-lo diretamente online, nos Balcões Empresa na hora, ou presencialmente, se preferir.
Existe bastante corrupção nesta área, por isso é importante relembrar a importância de criar e legalizar a sua empresa. O custo do processo de criação da empresa no Balcão Empresa na Hora standard tablado é de 360€, que terá de ser pago nesse momento. Deve reunir todos os documentos e o capital necessários.
O CAE para uma empresa de gestão de condomínio é o CAE 68322 - ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS, que inclui as atividades de gestão do funcionamento de edifícios exercidas em nome dos proprietários, quer por administração dos condóminos dos próprios edifícios, quer por entidades independentes. No entanto, não inclui atividades mais especializadas, entre as quais a mediação imobiliária (CAE 68311) ou administração de imóveis por conta de outrem (CAE 68321).
8. Considere as exigências legais do setor
Desde 2003 que a DECO tem vindo a reivindicar a implementação de legislação e regulação no setor da administração de condomínios. A APEGAC (Associação Portuguesa de Empresas de Gestão e Administração de Condomínios) garante, através do seu Código Deontológico, as melhores práticas e o cumprimento dos princípios da ética e da transparência neste setor.
Assim, deve contratar um seguro de responsabilidade civil, de modo a proteger-se e garantir a responsabilidade por danos causados a terceiros, resultante do exercício da atividade.
Também é mandatório considerar que as reuniões anuais de condóminos devem ser marcadas até ao dia 15 de Janeiro e entre outros fatores descritos no artigo 1431º, no decreto Lei 47344.
Deve, ainda, disponibilizar um livro de reclamações para o condomínio, assim como uma plataforma de gestão online, em que os condóminos tenham acesso para consultar, rapidamente, informações relevantes, acerca dos seus imóveis.
9. Tenha em conta as necessidades financeiras
Depois de avaliar quais os recursos necessários para a abertura da empresa, deve assegurar que tem os requisitos financeiros necessários para avançar com o negócio. Faça essa estimativa, considerando os gastos com o pessoal, despesas da luz, água, internet ou gasolina, eventuais despesas de renda e entre outras.
Pode recorrer a fontes privadas, como financiamento bancário e business angels ou perceber se existem incentivos para abrir uma empresa de gestão de condomínios, como apoios públicos, atribuídos pelo IEFP, IAPMEI, ANJE e entre outros apoios ao empreendedorismo.
10. Escolha um software de faturação e gestão
De modo a organizar todas as entradas e saídas de caixa, assim como gerir contabilisticamente a faturação da empresa, deve, ainda, considerar o investimento num software de faturação e gestão. Por exemplo, o Vendus é um sistema de faturação online, com várias APIs e integrações associadas, que lhe permite gerir e emitir faturas, criar orçamentos em segundos, entre outras funcionalidades. Pode fazer tudo online, sem recorrer a papéis, de forma personalizada ao seu negócio e integrado com várias formas de pagamento.
11. Divulgue e promova os seus serviços
Este tipo de atividade requer um elevado nível de confiança por parte dos clientes, o que torna ainda mais imprescindível o investimento na comunicação e promoção dos seus serviços de forma estratégica, nomeadamente, na fase de início do projeto, em que é crucial angariar clientes.
Para tal, é fulcral ter um website próprio ou blog, onde os clientes possam conhecer a empresa e os serviços que oferece. É, ainda, muito importante fazer um bom trabalho ao nível de SEO e SEA, para que mais facilmente o seu website apareça nos resultados de pesquisa e chegue a mais pessoas.
Estar presente no LinkedIn e noutras redes sociais, como Facebook e Instagram, também pode ajudar e acaba por ser mais um ponto de contacto com possíveis clientes, assim como uma forma de partilhar os seus serviços, novidades e, até, testemunhos de clientes, através de imagens e vídeos interativos.
Ao ter um escritório físico deve criar conta e marcar o local no Google My Business, com as suas informações atualizadas, como horários de funcionamento, morada e outros detalhes.
Por fim, pode estabelecer parcerias estratégicas com empresas imobiliárias ou de construção civil, criando soluções “chave na mão” para os clientes, sendo uma mais-valia para ambas as empresas, assim como para os clientes.
Pode, ainda, oferecer um conjunto de promoções e packs especiais para os primeiros clientes, de modo a atrair um maior número de pessoas.
Conheça mais detalhes sobre como criar uma empresa e espreite algumas dicas para fazer uma boa gestão dos condomínios.