Como abrir uma Empresa: o guia completo

Abrir uma empresa já não é um processo complexo e burocrático, até porque há muitas etapas que podem ser feitas à distância e de forma simplificada. Com as ferramentas e informações certas, iniciar o seu negócio vai ser mais fácil do que possa pensar. Para ajudar, preparámos um guia completo com todos os passos a seguir, entidades a contactar e outras informações úteis nesta fase.

6 passos para abrir uma empresa em Portugal

Do plano de negócios às obrigações legais, passando pela documentação necessária, conheça as 6 etapas incontornáveis na criação da sua empresa.

1. Criar um plano de negócios completo

Antes de abrir uma empresa, é essencial elaborar um plano de negócios. Este é o documento que descreve os objetivos da empresa, os passos a dar e os recursos necessários. Se vai precisar de financiamento, é ainda mais importante que o plano esteja completo e bem fundamentado.

Um bom plano de negócios deve incluir:

• Um breve histórico da ideia e dos seus promotores;
• Objetivos e missão da empresa;
• Análise de mercado (identificando o mercado onde vai atuar, qual a concorrência e as necessidades do seu público-alvo);
• Explicação detalhada da ideia e estratégia em detalhe (expondo qual a missão e proposta de valor e como se vai diferenciar da concorrência);
• Uma análise financeira e de rentabilidade, indicando os custos fixos e variáveis, de forma a perceber qual o investimento que necessitará e as fontes de financiamento a que poderá recorrer.

Existem alguns modelos e ferramentas que o podem ajudar a fazer o seu plano de negócios, como o Modelo Canvas, 5 forças de Porter, Marketing- mix, Triângulo de ouro de posicionamento, por exemplo. Este guia explicativo do IAPMEI indica, de forma detalhada, como elaborar um plano de negócios.

2. Procurar fontes de financiamento

O financiamento é um dos pontos mais importantes no processo de criação de uma empresa, já que praticamente todos os negócios necessitam de um investimento inicial que suporte as despesas de arranque.

Se não consegue financiar o seu negócio apenas com capitais próprios ou ajuda de familiares, a solução é recorrer a financiamento externo.

Há várias fontes de financiamento por entidades privadas ou por parte do Estado. Estas são as principais:

• Financiamento bancário - um empréstimo bancário é uma das formas mais comuns de obter os fundos necessários para criar um negócio;
• Microcrédito - é uma opção para pessoas com pouca capacidade de endividamento e que precisam de financiamento para a criação de emprego próprio. Pode obter mais informações através da CASES, que gere Programa Nacional de Microcrédito;
• Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) - o IEFP apoia o empreendedorismo através de linhas de crédito para a criação de empresas ou apoios para beneficiários do subsídio de desemprego que pretendam ter um negócio próprio;
• Business angels - são investidores com experiência na área de gestão que ajudam ao nascimento e crescimento de boas ideias de negócio com capital e know-how. Pode saber mais na Associação Portuguesa de Business Angels (APBA) e na Federação Nacional de Business Angels (FNABA);
• Capital de risco - é uma das principais fontes de financiamento para jovens empresas, startups e investimentos de risco com elevado potencial de rentabilização. Pode saber mais na Associação Portuguesa de Capital de Risco (APCR);
• Agência para a Competitividade e Inovação, I. P (IAPMEI) - divulga várias formas de financiamento público para projetos e criação de empresas;
• Associação Nacional de Jovens Empresários (ANJE) - a ANJE apoia e acompanha os primeiros anos de jovens empreendedores, nomeadamente através de uma rede de incubadoras.

3. Escolher a natureza jurídica da empresa

Vai abrir a empresa sozinho ou em sociedade? Escolher o tipo de empresa é o passo que se segue.

Esta decisão vai ter impacto não só na gestão (quem toma as decisões e de que forma), mas também a nível fiscal e na separação (ou não) entre o património pessoal e o do negócio. A forma jurídica vai igualmente determinar se é ou não necessário capital social e qual o seu valor. O capital social é o valor total investido pelos sócios para financiar a atividade e que constitui o património da empresa.

Em Portugal é possível criar empresas singulares e coletivas.

As empresas singulares podem ter as seguintes formas legais:

• Empresário em Nome Individual (ENI): não há separação entre o património pessoal e o do negócio, nem existe um valor mínimo obrigatório para o capital social;
• Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada (EIRL): há separação entre o património pessoal e o da empresa e é necessário um capital social mínimo é de 5.000 euros;
• Sociedade Unipessoal por Quotas: só há um sócio e o capital social é definido livremente.

As empresas coletivas devem ter pelo menos dois sócios e podem ser constituídas sob as seguintes formas:

• Sociedade por Quotas: a responsabilidade dos sócios é limitada ao capital social, cujo valor é determinado pela sociedade;
• Sociedade Anónima: deve ter pelo menos cinco sócios e um capital social de 50.000 euros. A responsabilidade dos sócios é limitada às ações que subscreveram:
• Sociedade em nome Coletivo: sem necessidade de um valor mínimo obrigatório para o capital social. A responsabilidade dos sócios é ilimitada;
• Sociedade em Comandita: dois tipos de sócios: os comanditários têm responsabilidade limitada e os comanditados ilimitada.

4. Criar a empresa online ou presencialmente

Em Portugal é possível criar uma empresa presencialmente ou online. O preço é mais baixo se recorrer à internet, mas nem sempre esta opção é possível. Conheça os procedimentos para cada caso.

Criar empresa presencialmente

Para criar uma sociedade unipessoal por quotas, uma sociedade por quotas ou uma sociedade anónima, com um apoio personalizado,  o sócio ou sócios devem dirigir-se aos Balcões Empresa na Hora, presentes nos Espaços Empresa, disponíveis em várias cidades portuguesas.

Nestes locais vai conseguir tratar dos seguintes procedimentos:

• Escolher o nome da empresa: Pode escolher um nome “pré-aprovado” da lista de nomes  disponíveis. Se desejar outro nome,  diferente dos que estão na lista, deve ter um Certificado de Admissibilidade, emitido pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas, com o nome que pediu já aprovado.
• Preparação do pacto social: Pode selecionar previamente um dos pactos sociais pré-aprovados disponíveis no portal da “Empresa na Hora” ou fazê-lo nesse momento ao balcão.
• Declaração de início de atividade: Terá de designar um Técnico Oficial de Contas (TOC), escolher um da bolsa disponibilizada no balcão de atendimento ou entregar a declaração de início de atividade, assinada pelo TOC, em qualquer serviço das Finanças. Tem um prazo de 15 dias após a constituição da empresa para o fazer.
• Depósito do Capital social da empresa: Deve fazer um depósito do valor do capital social numa conta bancária aberta em nome da empresa no prazo de 5 dias úteis após a sua constituição. Pode também entregar o valor do capital social nos cofres da empresa até ao final do primeiro exercício económico.

Para abrir empresa presencialmente vai precisar de Documento de identificação (Cartão de Cidadão, Bilhete de Identidade, passaporte ou autorização de residência) e Número de Identificação Fiscal (NIF).

Custo de abrir uma empresa presencialmente

O custo do processo de criação da empresa no Balcão Empresa na Hora é de 360 euros, valor que terá de ser pago nesse momento. No entanto, existem custos adicionais:

• 200€ caso exista uma marca associada com uma classe de produtos ou serviços;
• 44€ se pretender adicionar mais uma classe (por cada classe adicional terá de somar este valor);
• 50€ por cada imóvel, quota ou participação social;
• 30€ por cada bem móvel;
• 20€ por cada ciclomotor, motociclo, triciclo ou quadriciclo com cilindrada até 50 cm3, até ao valor máximo estabelecido de 30.000€.

Depois de concluído o registo comercial, vai então receber o pacto social, o código de acesso à Certidão Permanente de Registo Comercial, válido pelo prazo de três meses, e o código de acesso ao cartão eletrónico da empresa. Mais tarde receberá o cartão em suporte físico e o número de segurança social da empresa.

Após a criação da empresa, dispõe ainda de 30 dias para solicitar o registo do Registo Central do Beneficiário Efetivo.

Criar empresa online

Hoje em dia já é possível abrir a sua empresa de forma simples e rápida através da página da Empresa Online ou na plataforma Empresa Online 2.0. No entanto, esta opção está apenas disponível para a constituição de sociedades por quotas, empresas unipessoais por quotas e sociedades anónimas.

Para utilizar o serviço empresa online, todos os sócios devem ter a Chave Móvel Digital ou Cartão de Cidadão e Assinatura Digital ativa. Os documentos necessários para a abertura de empresa online são semelhantes aos utilizados quando o processo é feito presencialmente. Se o pacto social tiver todos os elementos exigidos por lei, não será necessária outra documentação.

Os custos para criar uma empresa online são de 220 euros, se  tiver um modelo de pacto social pré-aprovado, ou de 360 euros, se este documento for elaborado pelos sócios. Caso a empresa tenha uma marca associada com uma classe de produtos ou serviços acrescem 100 euros e por cada classe adicional são mais 44 euros.

5. Iniciar a atividade da empresa

Ao iniciar o seu negócio, deve ter em conta algumas formalidades. Desde logo, terá de confirmar se é necessário algum tipo de licença para poder exercer a atividade escolhida. Em caso de dúvida, recorra ao portal e.portugal.gov, que resume as principais obrigações de cada setor.

Depois de constituída a empresa, é preciso comunicar o início de atividade à Autoridade Tributária. Esta comunicação é feita através da declaração de início atividade, que pode ser entregue online ou em qualquer serviço de Finanças. A empresa fica também obrigada à inscrição na Segurança Social e à inscrição dos trabalhadores que contrate ao seu serviço.

Outro aspeto a ter em conta são os seguros obrigatórios. Algumas atividades são obrigadas por lei a ter seguros específicos, enquanto que o seguro de acidentes de trabalho é obrigatório para todos os trabalhadores, qualquer que seja o setor em que a empresa atua.

Depois de iniciada a atividade, é importante estar sempre atualizado sobre as mudanças na legislação fiscal e laboral, para evitar possíveis penalizações e problemas legais.

6. Garantir o cumprimento das obrigações fiscais e legais

Tendo a sua empresa já criada, é fundamental assegurar boa gestão. Isto passa por manter um controlo rigoroso das entradas e saídas de dinheiro, bem como por garantir que o cumprimento das obrigações legais e fiscais é feito atempadamente. Para isso, é essencial poder contar com um software de faturação e gestão certificado pela Autoridade Tributária e que facilite o cumprimento fiscal, como é o caso do Vendus.

Desde que são constituídas, as empresas estão sujeitas ao pagamento de impostos, nomeadamente o IVA (Imposto sobre Valor Acrescentado), o IRC (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas), o IRS (Imposto de Rendimento sobre Pessoas Singulares) no caso dos empresários em nome individual, e outros como o Imposto do Selo ou Taxas Aduaneiras.

Enquanto entidades empregadoras, são também responsáveis por pagar a Taxa Social Única (TSU) e por entregar à Segurança Social as contribuições que os próprios trabalhadores fazem.

Como vê, abrir a sua própria empresa não é tão complexo quanto parece. Esperamos que o nosso guia o tenha ajudado a ganhar a coragem necessária para dar o passo seguinte. Se ainda tiver dúvidas ou quiser aprofundar alguma questão em particular, o portal eportugal.gov disponibiliza um guia completo sobre como criar e gerir o seu negócio.