Para ter uma agência imobiliária é necessário obedecer a um conjunto de obrigações legais, não só na relação com os clientes, mas também na prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo.
Existe ainda a necessidade de licenciamento e da contratação de um seguro. Assim, antes de abrir portas, é essencial conhecer a legislação em vigor e quais os mecanismos para a cumprir.
O que é uma agência imobiliária e o que faz?
São empresas de mediação imobiliária as pessoas singulares ou coletivas com sede em Portugal ou noutro país do Espaço Económico Europeu cuja atividade tenha que ver com a constituição ou aquisição de direitos reais sobre bens imóveis. Caso se trate de empresas, têm de ser legalmente constituídas de acordo com a lei em vigor no local onde estão sediadas.
A lei que estabelece o regime jurídico da mediação imobiliária define quais são as atividades que este tipo de empresa pode desenvolver.
Uma delas é procurar, em nome dos clientes, imóveis para venda, arrendamento, permuta, trespasse ou cessão de posições contratuais. Entre as atividades que as agências imobiliárias estão autorizadas a desenvolver estão também a prospeção e recolha de informações para encontrar os imóveis pretendidos pelos clientes e a promoção, nomeadamente através da divulgação, publicitação ou da realização de leilões.
As empresas de mediação imobiliária estão ainda autorizadas a prestar outros serviços, como obter a documentação e a informação necessárias que se concretize o negócio que consta do contrato com os clientes (por exemplo, a compra de um apartamento). Para que sejam prestados os serviços de mediação é necessário que exista um contrato com essa a pessoa ou entidade.
Quais são os deveres de uma agência imobiliária?
As agências imobiliárias têm, quer no processo do licenciamento, quer no exercício da sua atividade, um conjunto de deveres que devem cumprir. Estas regras, definidas por lei, são essenciais para garantir a confiança dos clientes, mas também para assegurar a transparência nos negócios, essencial num setor em que são movimentadas elevadas quantias de dinheiro.
Licenciamento
Só é possível exercer esta atividade com uma licença atribuída pelo Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção (IMPIC). Esta entidade emite cartões de identificação aos responsáveis legais das empresas de mediação imobiliária por si licenciadas. Estes cartões devem de ser obrigatoriamente usados pelos profissionais quando desempenham a sua atividade.
As licenças e os cartões não têm validade, mas podem ser anulados ou suspensos caso se verifique que os detentores não cumprem o dever de idoneidade comercial.
Perante a lei, não podem ser consideradas comercialmente idóneas as empresas ou representantes legais que:
- tenham sido declarados insolventes;
- estejam legalmente impedidos de exercer o comércio ou inibidos do seu exercício devido a processo de insolvência, enquanto não for levantada a inibição;
- tenham sido representantes legais de uma empresa de mediação imobiliária que tenha pago, pelo menos duas vezes, coimas pela prática dolosa dos ilícitos ou que tenha sido punida com a interdição do exercício da atividade;
- tenham sido condenados a pena de prisão efetiva por crimes de abuso de confiança, burla, falsificação de documento (quando praticado no âmbito do exercício da atividade de mediação imobiliária), corrupção ativa ou passiva, desobediência (praticado no âmbito do exercício da atividade), quebra de marcas ou de selos (no exercício da atividade), arrancamento, destruição ou alteração de editais (praticado no âmbito do exercício da atividade), crimes previstos no Código da Propriedade Industrial ou crimes relativos ao branqueamento de capitais.
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Seguro de responsabilidade civil
As empresas são obrigadas a contratar um seguro de responsabilidade civil no valor mínimo de 150 mil euros. Este seguro tem como objetivo compensar danos patrimoniais causados a terceiros por ações ou omissões da agência, dos seus representantes ou colaboradores.
Deveres no exercício da atividade
A legislação que regula o exercício da atividade estabelece um conjunto de obrigações no âmbito da atividade. Os deveres das agências de mediação são:
- Ao celebrar o contrato, certificar-se que os clientes têm a capacidade e legitimidade necessárias para o fazer. Por exemplo, devem garantir que o pessoa que quer vender a sua casa pode fazê-lo (é proprietário e não existem penhoras sob o imóvel);
- Garantir que as características do imóvel no contrato correspondem às que os clientes forneceram;
- Não induzir em erros os destinatários (como compradores ou inquilinos) sobre os imóveis que transacionar, informando, de forma clara e exata, sobre questões como preço e condições para pagar ou arrendar;
- Informar imediatamente aos destinatários se ocorrer qualquer situação que possa inviabilizar o negócio.
As empresas estão proibidas de, no mesmo negócio, receber remuneração de clientes e destinatários. Também não podem intervir como parte interessadas em qualquer negócio que esteja relacionado com imóveis dos seus contratos de mediação.
Caso tenham dúvidas quanto à legalidade do negócio, estão proibidas de fazer qualquer tipo de contrato.
Os agentes imobiliários estão igualmente proibidos de avaliar imóveis em que sejam mediadores ou que estejam nas carteiras das mediadoras imobiliárias com as quais exista relação de domínio, grupo ou comercial. Esta proibição aplica-se mesmo nos casos em que o interessado no negócio é sócio ou representante legal da empresa de mediação, seu cônjuge ou parente.
Outros deveres
As empresas têm de comunicar ao IMPIC, no prazo de 15 dias, qualquer alteração relativa à idoneidade comercial ou ausência de seguro de responsabilidade civil. As alterações relativas aos dados da empresa têm de comunicadas à mesma entidade no prazo de 30 dias.
Outra obrigação das agências imobiliárias é a organização e conservação, pelo prazo mínimo de cinco anos, de todos os contratos de mediação celebrados. Devem ainda ter um arquivo atualizado com todos os contratos de trabalho e de prestação de serviços celebrados com técnicos de mediação imobiliária e angariadores imobiliários.
São ainda obrigadas a possuir e disponibilizar um livro de reclamações em todos os seus estabelecimentos e postos provisórios (por exemplo, num empreendimento que estejam a comercializar).
Devem facultar ao IMPIC todas as informações, documentação e elementos relacionados com a sua atividade. São obrigadas a permitir que esta entidade tenha acesso às instalações, aos livros de registo e de reclamações e aos arquivos com contratos.
Quais são os deveres no âmbito do branqueamento de capitais?
Os valores envolvidos nas transações imobiliárias e o facto de o mercado imobiliário ser global, permitindo fazer negócios à distância em qualquer ponto do planeta aumentou as preocupações com a origem e destino das verbas envolvidas.
Por isso, a União Europeia estabeleceu medidas no âmbito do combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo (BC/FT), que implicam alguns deveres para as agências imobiliárias.
Assim, as empresas têm de comunicar ao IMPIC, a cada trimestre, os elementos relativos às transações imobiliárias realizadas e aos arrendamentos superiores a 2.500 euros por mês. Entre estes elementos estão dados como identificação dos intervenientes, valor global do negócio, valor de cada imóvel transacionado e meios de pagamento usados. O recurso a um sistema de faturação certificado, como o Vendus, que inclua uma ferramenta de emissão de relatórios é útil para o cumprimento desta obrigação legal.
As empresas são ainda obrigadas a designar um responsável pelo cumprimento das normas que têm que ver com a prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo.
As normas a cumprir
São vários os deveres das agências de mediação imobiliária no âmbito da prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo (BC/FT), que pode consultar na legislação (Lei n.º 58/2020) e no próprio site do IMPIC. Destacamos os principais.
O dever de identificação e diligência relativo a clientes, representantes e beneficiários aplica-se no estabelecimento de negócios ou transações ocasionais (de montante igual ou superior a 15.000 euros), se suspeitar que as operações possam estar relacionadas com o BC/FT ou tiver dúvidas sobre a identificação dos clientes.
O dever de controlo obriga as agências a definirem e aplicarem, de forma eficaz e em permanência, as políticas, procedimentos e controlos para gerir riscos de BC/FT e cumprir as respetivas normas legais.
Ao abrigo do dever de comunicação as empresas devem, por sua própria iniciativa, informar o Departamento Central de Investigação e Ação Penal da Procuradoria-Geral da República (DCIAP) e a Unidade de Informação Financeira (UIF), da Polícia Judiciária se souberem ou suspeitarem de que os fundos ou bens são provenientes de atividades criminosas.
Da mesma forma, e no âmbito do dever de abstenção, não devem executar operações, presentes ou futuras, se suspeitarem da proveniência de bens ou fundos.
O dever de recusa obriga os mediadores a recusar iniciar relações de negócio, transações ocasionais ou outras operações se não tiverem os elementos identificativos e os respetivos comprovativos para verificarem a identidade do cliente, do seu representante e do beneficiário efetivo.
Para que estas regras sejam cumpridas, as empresas têm o dever de formação. Ou seja, de dar a qualquer dirigente ou colaborador com funções que sejam relevantes no âmbito da da prevenção do BC/FT, conhecimentos adequados através da realização de ações de formação específicas e regulares.
Por isso, se quer abrir uma agência imobiliária, além de selecionar os melhores imóveis e garantir um serviço de qualidade aos seus clientes, é essencial conhecer e respeitar toda as normas legais para este setor de atividade.
