As reuniões de trabalho são momentos essenciais para uma boa gestão do negócio e devem realizar-se periodicamente, mas de forma objetiva e organizada. Deixamos dicas para reuniões de equipa úteis e produtivas, onde é possível tomar decisões num período de tempo aceitável.
Como ter reuniões produtivas
Para evitar que as reuniões se tornem longas, cansativas e pouco produtivas, listamos algumas ideias que pode experimentar no próximo encontro de equipa:
1. Estipule um horário específico para a reunião, com hora de início e de fim, para que cada colaborador possa gerir bem o seu calendário profissional. Evite ao máximo ultrapassar o tempo previsto, se não conseguir abordar todos os assuntos estipulados, reagende a reunião para outro momento ou, em caso urgente, converse com os colaboradores e reúna novamente, após uma pausa.
2. Defina o local da reunião e informe todos os convocados. Selecione o local, o espaço e a configuração da sala, de acordo coma finalidade da reunião. Se pretender um momento mais informal, para fazer um ponto de situação ou decidir algo rapidamente, opte por uma reunião de pé em frente a um quadro branco para tirar/apontar notas. Se pretender discutir temas em profundidade, escolha uma sala mais reservada com mesa e cadeiras para maior conforto.
3. Crie uma lista de assuntos relevantes e realistas que vão ser discutidos e envie para quem vai estar na reunião. Assim, evita tempo perdido na reunião e promove espaço para os colaboradores pensarem sobre possíveis soluções antes da reunião.
4. Convide apenas os colaboradores que estejam relacionados com os temas que vão ser tratados na reunião. É muito importante ter o grupo certo, evitando desgastar o tempo de colaboradores que poderiam estar a ser produtivos noutra tarefa.
5. Mantenha o foco durante a reunião, evite distrações e direcione todas as intervenções para os pontos definidos para a reunião. É importante que deixe espaço para que todos que queiram possam participar, mas corte pela raiz conversas paralelas ou irrelevantes para o tema em questão.
6. Termine a reunião com uma síntese dos assuntos tratados. No final do tempo em conjunto, destaque as principais decisões e conclusões do que foi abordado. Envie esta informação por email e, caso necessário, agende nova reunião utilizando uma agenda partilhada, como o Google calendar.
Dicas para reuniões online
As reuniões remotas tornaram-se uma realidade mais comum na rotina das empresas, especialmente devido à pandemia. Embora à primeira vista, as reuniões em modo remoto serem parecidas com as reuniões presenciais, o simples facto de serem realizadas à distância dificulta a comunicação e a concentração. Por isso, deixamos algumas dicas específicas para tornar as calls mais fáceis e produtivas:
- Prepare os assuntos que farão parte da reunião e envie o material necessário para a reunião por email, com devida antecedência;
- Antes da reunião prepare o meio que vai ser utilizado para a call. Existem várias opções no mercado, como Google Meet, Zoom ou Whereby;
- Escolha um lugar com fundo neutro, preferencialmente silencioso e onde não vai ser interrompido;
- Teste a conexão antes de a reunião começar, para intervir com tempo se necessário;
- Desligue o microfone quando não estiver a falar, para evitar ruídos que possam perturbar o desenrolar da reunião;
- Se possível faça reuniões mais curtas, o nível de concentração numa call é inferior ao de uma reunião presencial;
- Dê espaço para que os colaboradores debatam as questões, mas esteja atento para que não se perca o foco;
- No final da reunião envie um email com o resumo da reunião e os eventuais responsáveis pelas tarefas estipuladas.
O sonho de um empreendedor e dos respetivos colaboradores é ter realizar reuniões simples, rápidas e produtivas. Seguir as nossas dicas pode ajudar!
