Uma série de faturação é uma designação que identifica um novo conjunto de documentos. Cada série é única e pode ser utilizada por tempo indeterminado. No entanto, por uma questão de organização administrativa, a maior parte das empresas utiliza uma série a cada ano civil, ou seja, é alterada a 1 de janeiro.
De acordo com o Despacho n.º 8632/2014, cada documento deve ser emitido com uma numeração e data de emissão sequenciais: “todos os tipos de documentos, identificados através das respetivas designações, deverão ser emitidos cronologicamente em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e contínua, dentro de cada série.”
Por este motivo não é permitido emitir faturas:
- Com data anterior à do último documento emitido;
- Com data posterior àquela em que o documento está a ser emitido.
É também aconselhada a retificação das faturas através de uma nota de crédito e não da sua anulação.
Formato de Emissão de Séries de Faturação
A portaria 340/2013 obriga ao cumprimento de algumas regras de formato:
Tipo de documento + Série + Número
Por exemplo, uma série de faturação terá o seguinte formato no caso de uma fatura: FT 2017/1.
- Tipo de Documento: código interno do documento (FT para faturas ou FTR para faturas recibo);
- Série: código interno escolhido pela empresa (por exemplo 2017);
- Número: numeração sequencial de cada documento emitido, definido por tipo de documento. Neste caso, o 1 é o número da fatura.
Nota: no caso de mudar de programa de faturação (por exemplo, para o Vendus), é obrigatório criar uma nova série e iniciar a numeração sequencial de documentos a partir do número 1. Do ponto de vista legal, não é permitido ter documentos de uma determinada série de faturação com origens em programas diferentes.
No caso do Vendus, as séries são criadas de modo automático, mesmo após término do ano civil.
Vantagens de Séries de Faturação
Existem vantagens na utilização de uma numeração sequencial de faturação:
- É uma forma eficaz de organização da faturação da empresa;
- Quando uma empresa tem vários estabelecimentos, permite usar séries distintas para cada negócio.
