Casamentos, batizados, festas de aniversário, eventos corporativos…são alguns dos eventos mais procurados em Portugal. Pretende abrir uma empresa de organização de eventos em Portugal? Então veja todos os passos que deve seguir para o fazer.
Nos últimos meses tem-se assistido a um crescimento de empresas de organização de eventos em Portugal, considerando o aumento do número de eventos, - principalmente após um período crítico de pandemia, em que a maior parte das festividades e comemorações se viram canceladas.
Se a pandemia causada pelo vírus COVID-19 provocou bastantes estragos, e levou mesmo à falência de muitas empresas, nomeadamente de empresas de organização de eventos, no pós-pandemia houve um boom de iniciativas, tornando este tipo de negócio altamente “apetecível” e procurado.
Mas em que consiste, afinal, uma empresa de organização de eventos?
Um negócio de organização de eventos não é nada mais do que uma empresa de prestação de serviços, cujo serviço principal é a organização de eventos, que pode incluir desde as atividades de planeamento às tarefas de organização e execução do próprio evento.
Quais os tipos de eventos existentes?
Existem diferentes tipos de eventos a que a sua empresa se poderá dedicar, de forma exclusiva ou a partir de uma oferta de serviços mais diversificada, entre os quais:
- Casamentos e batizados;
- Aniversários;
- Baby showers;
- Eventos empresariais: team buildings, jantares e almoços corporativos e entre outros;
- Festas;
- Eventos culturais;
- Cerimónias e conferências variadas;
- Decoração de espaços;
- Serviços de catering;
- Entre outros.
Como abrir uma empresa de eventos?
1- Construa um plano de negócios completo
Um dos primeiros passos a seguir quando se tem uma ideia de negócio, mas não sabe se pode vir a ser algo rentável ou como deve avançar o seu negócio, é realizar um plano de negócios.
Um plano de negócios é um documento único e completo, em que deve incluir diferentes aspetos relacionados com a empresa, como alguns dos que se seguem:
- Em que consiste o negócio;
- Missão e valores;
- Análise externa (concorrentes e características do mercado);
- Público-alvo (target);
- Plano financeiro;
- Plano de comunicação e marketing .
Para o apoiar neste plano, pode utilizar algumas ferramentas de análise, como a análise SWOT ou PESTEL, por exemplo.
2- Dê início à abertura da empresa e trate da sua legalização
Como em qualquer tipo de negócio, para dar início a uma atividade, tem de abrir atividade e criar a empresa formalmente.
Para isso, é necessário definir qual o tipo de empresa e decidir se pretende criá-la em nome individual ou coletivo. Para facilitar essa decisão, pode sempre consultar o Código das Sociedades Comerciais.
Poderá abrir a empresa presencialmente ou online.
Se optar pelo serviço pessoal, deve deslocar-se ao Balcão Empresa na Hora, com um custo standard tablado de 360 euros, a ser pago nesse momento. A esse valor podem ser incrementados outros custos, tendo em conta o tipo de negócio.
Pode também abrir a empresa online ou nos Registos e Notariado, com a ajuda de um advogado e com um custo de 220 euros.
Em ambos os casos, na hora de abertura da empresa, deve selecionar o CAE (Código de Atividade Económica) relativo à sua atividade, sendo que este varia consoante o tipo de eventos.
Conheça alguns dos CAEs mais utilizados por empresas de Organização de Eventos:
- CAE 82300: Inclui a organização de feiras, congressos e outros eventos similares;
- CAE 90040: Compreende as atividades de produção e apresentação artísticas, musicais e literárias, assim como a exploração de salas de espetáculos destinadas à realização de acontecimentos culturais e de entretenimento;
- CAE 93192: Engloba atividades de organização e gestão de acontecimentos desportivos, com ou sem instalações, e a promoção de eventos desportivos.
A criação de uma empresa de organização de eventos por si só não carece de licenciamento. No entanto, os eventos organizados poderão, dada a sua especificidade, requerer licenciamento, nomeadamente em atividades de natureza desportiva e de divertimentos públicos ou em programas de organização de Campos de Férias, por exemplo.
Deste modo, aconselhamo-lo a informar-se acerca da legislação específica à organização de cada tipo de evento.
3- Considere todos os custos necessários
Antes de abrir negócio, é essencial avaliar quais os custos necessários para o tipo de empresa de organização de eventos que definiu.
Tendo esses custos identificados, deve realizar um plano financeiro, com vista a avaliar a rentabilidade da empresa, num cenário otimista, pessimista e realista. Através deste plano, também poderá identificar se necessita de recorrer a fontes externas de financiamento.
Custos iniciais
-Encargos com a constituição da empresa;
-Material de escritório e decoração do espaço ou possíveis obras (caso opte por ter um espaço físico);
-Equipamento informático (computadores, impressoras ou telemóveis);
-Software de faturação e contabilidade: o Vendus é o software de faturação ideal para quem procura uma solução tecnológica acessível para gerir e controlar o desempenho e rentabilidade do negócio. Pode ser utilizado em vários dispositivos e em mobilidade. Experimente, gratuitamente, durante 30 dias.
Custos mensais
-Custos de manutenção do espaço (renda e/ou empréstimo), caso opte por ter um espaço físico.
-Despesas correntes (água, luz, telefone, limpeza e entre outros);
-Materiais necessários para a realização dos eventos;
-Salário dos colaboradores;
-Serviços de Contabilidade;
-Seguros e Licenças.
Neste tipo de atividade é, ainda, importante ter um fundo de maneio, principalmente para algum tipo de imprevistos, como atrasos ou falta de pagamento de clientes.
4- Invista numa equipa de colaboradores especializados
Numa empresa de prestação de serviços, o atendimento e serviço concedido pelos colaboradores são os dois pontos fundamentais para o sucesso da empresa. No caso de um negócio de organização de eventos, isto ainda se torna mais essencial.
É fulcral que os colaboradores, para além de serem formados para garantirem o melhor serviço ao cliente, devem também ser profissionais especializados nos diferentes tipos de eventos que a empresa possa oferecer.
Adicionalmente, é mandatório que estejam bastante coordenados entre si, assim como com todos os clientes e fornecedores com quem têm de contactar diariamente. Para isso, sugerimos que recorra a algumas plataformas de gestão e organização de tarefas.
5- Elabore um plano de marketing e comunicação
Embora ainda seja subestimado por muitas empresas, um dos fatores com maior impacto nos resultados de qualquer tipo de empresa é a sua estratégia de comunicação, que torna possível alcançar os seus potenciais clientes no tempo certo, com a mensagem correta e o produto e/ou serviço mais adequado.
Hoje em dia, existem cada vez mais canais onde pode estar presente para dar a conhecer o seu negócio, desde os mais tradicionais (Televisão, Rádio, Revistas, Jornais, Mupis e entre outros) até aos mais digitais (Website, Redes Sociais e entre outros), pelo que deve criar uma estratégia integrada com vista a potenciar a angariação de clientes para a sua empresa de organização de eventos.
Pronto para colocar as "mãos na massa"? Veja também 5 dicas fundamentais para organizar um evento de sucesso.
